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道仑项目管理系统——
知识工作者的自动化生产流水线
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道仑系统集成项目管理系统马上体验

系统集成项目管理存在的问题

随着国内外工程行业的快速发展,系统集成工程类企业的业务也快速发展。随着竞争的加剧,工程类企业的利润空间也在不断缩小。为了保证项目的利润,降低项目预算、控制项目进度、提高资源使用效率、降低人力成本,成为了各工程类企业的必然选择。然而,由于系统集成类项目流程的复杂性和非标准化,传统的项目管理手段很难取得明显的效果,存在以下问题:

1.  项目预算靠人工进行,预算工作量大,预算结果的合理性、准确性很难保证,达不到最优成本控制的目的。

2.  项目的计划与执行二张皮,没有很好的衔接。当实际执行与计划不符时,无法及时得知。管理者没有办法第一时间获得想要的一手资料,总是事后才知道项目情况,往往采取补救措施的时候已经错过最佳时期。

3.  项目内部的沟通与协作需要靠人盯人的方法才能保证项目的推动,这样使得项目经理的责任心和能力就成为了项目成本的关键点。项目过程中多方工作交叉和协同经常发生相互推诿、扯皮的情况,无法按标准制度落地,造成标准与执行二张皮。项目时常因为通知不及时或者因为各种原因造成工作交互之间产生大量时间的浪费,资源不能有效利用。

4.  传统的进度管理中,总控进度计划和分项进度计划是分离的,进度管理部门也无法快速了解到其他分项进度部门的计划执行情况(如:设计进度、采购进度、现场进度)是否对总体进度有影响,这样当总体进度出现问题时,只能事后救火。

在互联网电子商务时代,客户的要求越来越高,而人工成本也越来越贵,企业必须同时具备“以客户为中心”随需应变的能力和高效率,才能在激烈的竞争中立于不败之地,而传统的管理手段显然实现不了这个要求,企业必须借助于先进的管理信息系统,才能提高“以客户为中心”随需应变的能力。由于系统集成类项目业务流程非标准化和复杂性的特点,传统的ERP软件由于其设计理念的陈旧和技术手段的落后,不能对跨部门的业务流程及进行全局的、动态的管理和调整,导致其僵化而不能适应变化。因此目前的ERP软件只适合大规模标准化的生产制造,而不具备21世纪企业需要的“随需应变”的能力,满足不了系统集成类项目的业务需求。

而当前绝大部分传统的项目管理系统项目管理软件,也是采用传统的非流程方式开发的。其使用是由项目经理作项目计划和任务分解,再通过人工或半人工的方式通知任务相关人员,并以此驱动流程的进行,无法真正实现流程的自动控制。因此,传统的项目管理系统,几乎就是项目经理一个人的项目管理工具而已,外加一些数据共享和查询统计功能,而不是众人真正参与并协作的一个平台。

道仑项目管理系统一览

1 道仑项目管理软件架构

道仑项目管理系统是道仑软件针对系统集成类项目业务流程的非标准化和复杂性的特点,推出的适合系统集成行业的项目管理软件。

道仑项目管理软件可以帮助企业高效、系统化、流程化、可视化地管理各类系统集成项目,包括从项目立项前评估到项目验收的整个项目生命周期进行管理

通过使用道仑项目管理系统,使企业能够

l  建立完善的成本预算控制体系。从供应商的筛选,到成本和费用预算的制定、执行进行全程控制。确保项目的利润空间,提高了项目盈利的能力,降低了项目亏损的风险。

l  将企业管理的各种标准和流程,通过系统进行强制落地,形成规范的项目业务组织过程,保证项目执行的一致性,大大降低了违规情况的发生,杜绝了制度与执行“二张皮”现象。

l  任务计划与执行的一体化,保证项目进度按时按质完成。任务计划与执行一体化后,项目进度的监督和控制不再需要人为的跟踪、反馈和录入,而是随着任务的执行自动完成的。管理人员可随时看到各个项目的真实进度,这大大减轻了项目经理的工作量,并且整个项目的运行效率大大提高。

道仑项目管理系统为什么能?

道仑项目管理系统能将项目的每个任务分配到每个人头上,再由每个人执行任务,驱动流程的自动进行,彻底解决了项目的计划与执行二张皮的问题。道仑项目管理系统真正成为了项目所有相关人员共同协作的平台,而不只是项目经理等少数人进行项目管理的工具。

道仑项目管理系统为什么能够做到这些?因为该系统采用了道仑软件取得软件发明专利的任务流程管理引擎。通过该引擎,我们的系统能将所有的业务活动包装成任务,然后由任务组装成流程。下面简单介绍一下系统工作原理。

任务的包装

我们知道,任务的内容是千差万别的,大的如一个工程项目,小的如给客户送货。怎么能统一通过“任务”这个对象来管理呢?换句话说,如何为“任务”这个对象建模呢?

我们采取的方法是:包装。这与采用集装箱来运输不同的货物是一样的道理。就是把任务当作一个容器,一个“壳”,里面可以放入不同的活动。而活动本身的内容,是独立开发的。这就提供了极大的灵活性和适应性,能将任何活动包装成任务,只要有必要。

流程的组装

说明: image003

2流程的组装

本系统的流程,是通过模拟生物体细胞的组成原理来实现的。

我们知道,复杂的生物体实际上是由一个个较简单的细胞组成的,细胞形成组织,组织组成器官,器官组成子系统,最后由子系统组成完整的生物体。我们把企业也看成是一个活的有机体,并模拟生物体的细胞来设计任务。任务与细胞有很多相似之处。首先,它们都带有一定的信息,并需要信息的传递;其次,它们都可以分解/分裂为更小的单元,或组成更大的单元;最后,它们都可与其它单元形成一定的关系。

在本系统中,任务是组成流程的基本单元。每个任务就是一个可重用的“细胞”,可以方便地用来组成各种流程。因此,从某种意义上说,本系统具有与生物体类似的自适应能力,能在过程中不断演化来适应环境的变化。

在流程的实现技术上,现有的工作流系统(例如OA)存在不小的局限。现有工作流系统中的流程,在其生命周期中,其内容基本是确定的,且其流程基本是不能改变的。因此,它们只适合一些生命周期短的,且在生命周期中不需要改变的流程。所以,一些上了工作流系统的企业,也只是实现了一些简单的审批流程,而对其它的流程无能为力,而审批流程只占企业所有业务流程的不到百分之十。但是,企业并非只有审批流程才是流程,才需要被管理,其它大量的业务流程也是企业整个业务流程不可分割的一部分,也需要被统一管理。现有的工作流系统,由于不能对企业中存在的大量不确定性流程进行统一管理,这是造成现在企业中信息系统的多元结构,最终造成信息孤岛和流程割裂的根本原因。

综上所述,如果把道仑项目管理系统比作是一个自动化的生产流水线,那么传统的项目管理系统就相当于一个电子记账薄,其差距不言而喻。

道仑项目管理软件的特点

1.  全流程。打通所有流程,消除信息孤岛。

2.  可视化。流程管理可视化,一切尽在掌握。

3.  任务化。任务主动推送,极大方便用户。

4.  自动化。流程自动进行,省时省力高效。

5.  随需应变。用户可按业务需要调整项目流程,可同时支持不同种类的项目流程。

当前管理系统的最大问题,一是流程不能适应变化,二是对用户也不友好,甚至可以说是反人性的。这些系统虽然实现了许多业务功能,但使用时用户要到系统的各个菜单中去寻找他要做的各种事情,很不方便,既无法提高用户的工作效率,也很容易因通知不及时造成工作的延误或耽搁。

而道仑项目管理系统是一个以用户为中心的管理信息系统,系统将每个人的任务自动推送到他的任务列表中,并且可以发送短信或邮件通知。用户进入系统就可以看到他的任务,点击任务就可以开始工作,而不必到菜单中去寻找他的任务。这简化了系统的使用,提高了用户的工作效率,同时也消除了因通知不及时造成的任务的延误或耽搁,从而极大地提高了整个企业的运作效率,真正成为知识工作者的自动化生产流水线。

3 我的任务

道仑项目管理系统流程

因为系统集成类项目并不存在一个标准化的流程,所以我们选取一个比较典型的系统集成类项目流程进行介绍。

4 系统集成项目流程图例子

流程说明:

1.  新建项目;

2.  编制设备需求清单;

3.  编制设备采购预算;

4.  制作项目报价;

5.  给客户进行报价,如果报价不成功,则结束本项目。

6.  录入销售订单;

7.  确认设备需求清单;

8.  确认设备采购预算;

9.  采购_验收货;

10. 系统集成;

11. 销售发货;

12. 现场安装调试;

13. 项目验收。

需要说明的是,上面的流程只是一个例子,本系统可以按照不同企业的不同业务需求实现他们个性化的项目流程。

道仑项目管理软件功能介绍

道仑项目管理系统可对项目从项目立项前评估到项目验收的整个项目生命周期进行管理。由于篇幅有限,下面只对系统的主要功能作简单介绍。

项目管理主页

项目管理人员登录到系统,就可看到当前的项目列表。可以按照各种条件,如项目类型、项目名称、日期和项目状态等条件进行组合查询。

4项目管理

在项目列表中,可以看到各个项目的状态。可以点击列表中的“流程图”和“甘特图”链接查看项目的流程图和甘特图。

项目的管理

项目管理的主要内容是项目流程及进度的管理。

说明: 任务流程图

5 项目管理例子

说明:

在本页面中,可以清晰地看到项目的流程进行到哪一步了,每个任务是由谁负责的,以及计划和实际时间。点击项目流程中任务的名称,就可以进入到该任务的管理页面。

在项目管理界面中,同时提供了“流程图”和“甘特图”链接。点击它们可查看项目的流程图和甘特图。

项目流程图

项目流程图如下图所示:

6 项目流程图

流程图显示了流程中任务的逻辑关系,以及各个任务的状态。红色节点表示已经完成的任务,红色闪烁节点表示正在进行的任务,绿色节点表示还未开始的任务。

点击流程图中的某个任务,就可以打开该任务。

项目进度管理

项目进度管理主要是利用项目的甘特图来是实现的。在项目管理界面中,提供了“甘特图”功能。点击它就可以进入项目甘特图的管理。

任务流程甘特图的管理如下图所示:

说明: ganttChart

7 项目甘特图

甘特图显示了任务流程的时间安排。不同的任务状态用不同的颜色表示。

这里可以点击“+”或“-”按钮放大或缩小显示时间的刻度。最大到月份,最小到小时。

点击甘特中的某个任务节点,就可以打开该任务。

项目毛利核算

项目毛利核算是根据项目的材料采购预算、费用预算、给客户的报价,计算出项目的预估毛利。

项目核算如下图所示:

8 项目毛利核算

通过项目核算可以控制项目的成本和费用,保证项目的盈利。

编制设备需求清单

由技术工程师编制该项目需要的设备物料需求清单。

9 编制设备需求清单

说明:

1.  可自定义多个单元;

2.  点击“新增物料”按钮,可以一次选择多个物料。

编制设备需求清单完成后,点击页面顶部的“结束任务”按钮,该任务就结束了,项目流程会自动走到下一步——编制设备采购预算。

编制设备采购预算

由采购人员根据前面编制的设备物料需求清单,编制采购预算。

编制设备采购预算是项目流程非常重要的一环,会直接影响到项目的成本及竞争力。这也是一项比较繁重的工作,耗时耗力。本系统提供了非常方便的手段帮助采购人员轻松地完成这项工作。

10编制设备采购预算

说明:

1.  针对每种物料,系统会自动查找提供该物料的前三个供应商及价格、货期,并按物料价格从小到大的顺序排列。

2.  点击“物料名称”列,可以列出该物料的采购历史及价格。

3.  点击“供应商名称”列,可以维护该供应商的物料及价格。

4.  点击“价格”列,可以维护该供应商的该物料的价格。

5.  为每个物料选择相应的供应商后,系统会自动按各个供应商汇总金额以及总金额。

6.  如果某些物料还没有相应的供应商,点击“将物料添加到供应商”按钮,可以将这些物料一次性添加到供应商里面。

可见,本系统既将编制设备采购预算的工作量减少到最低,又大大降低了出差错的可能性,令编制设备采购预算不再是一件繁重的工作,而是一件轻松愉快的工作了。

采购预算编制完成后,可以点击页面顶部的“提交审批”按钮,提交给采购部经理审批。

审批通过后,该任务会自动结束,并且项目流程会自动走到下一步——制定项目报价。

制定项目报价

制定项目报价是由销售人员在前面编制的设备采购预算的基础上,再增加一定幅度,作为向客户的销售报价,以保证一定的利润空间。

11制定项目报价

说明:

1.  在采购预算价格的基础上,设定一个系数,会得到一个报价价格,或者直接给定一个报价价格,会反过来算出一个系数。

2.  在费用预算部分。可以添加其它费用预算,如人工费、差旅费等。

制定项目报价完成后,点击页面顶部的“结束任务”按钮,该任务就结束了,项目流程会自动走到下一步——给客户报价。

给客户报价

给客户报价是由销售人员将前面指定的价格报给客户。

12给客户报价

说明:

1.  如果最终客户不同意报价,项目流程就结束;如果客户同意报价,项目流程

会自动走到下一步——录入销售订单。

项目采购管理

项目采购管理任务负责该项目的所有采购业务的管理,包括编辑采购订单、提交审批、给供应商下单采购、采购验收货和采购入库等功能。

当流程进行到这一步后,系统已经根据前面编制的采购预算自动按各个供应商产生了各自的采购订单,在这里统一进行管理。

13项目采购_验收货

说明:

1.  每个采购订单对应与一个供应商。

2.  选择一个采购订单并点击“收货管理”,就进入该采购订单的收货管理。

当所有采购订单的收货完成后,点击页面顶部的“结束任务”按钮,该任务就结束了。

采购单收货

负责采购订单的收货管理。

14项目采购_验收货

说明:

1.  可以清楚地看到该采购订单下所有物料的收货入库情况。已收货的物料会自动排到页面下部,并用绿色显示;未收货的物料会自动排到页面上部,并用红色显示。

2.  选择物料行并点击“收货”,就会产生所选物料的入库单。

当所有采购的物料收货完成后,可以点击页面顶部的“关闭订单”按钮。

项目发货管理

项目发货管理任务负责该项目的所有发货业务的管理。

15项目发货管理

说明:

1.  列出该项目的所有物料清单。

2.  选择物料行并点击“发货”,就会产生所选物料的出库单。

当所有物料发货完成后,点击页面顶部的“结束任务”按钮,该任务就结束了。

项目统计报表

项目应收应付统计报表

16项目统计报表

说明:

按项目统计预算、销售、采购、费用、毛利等所有数据,使我们对项目有一个全面的认识。

项目销售统计报表

按各种口径和条件对销售数据进行统计和分析,并与计划目标数据进行对比。

项目销售金额统计

说明: salesStatistics1

17销售金额统计图

说明:

统计范围:可选择销售目标、销售实际、以及二者一起统计。

统计口径:可按年、季度、月、天、地区、客户、部门、销售人员等口径进行统计。

图形选择:可显示柱形图、线形图、饼图。

统计条件选择:可选择地区、客户、部门、销售人员、期间等条件进行统计。

红线:按计划应该完成的百分率。

绿线:实际完成的百分率。

可将统计数据导出到Excel表格。

项目销售金额统计(线形图)

说明: salesStatistics2

18销售金额统计线形图

项目销售金额统计(饼图)

说明: salesStatistics3

19销售金额统计饼图

客户零风险模式

众所周知,在企业管理软件市场,烂尾工程 比比皆是。许多软件销售人员在售前,会给客户描绘一个美好的前景,并承诺许多其软件无法实现的功能。但在交付软件后,往往实现不了当初的承诺。 结果就是软件无法满足客户的业务需求,不但没有给客户带来什么效益,有的反而成了鸡肋、负担! 而道仑的软件销售模式是:

1. 客户向道仑提供个性化需求。

2. 道仑为客户实现大部分主要的业务流程和功能特性,时间一般在2周以内,并通过网络提供给客户试用。

3. 客户试用后,如认为道仑不能满足其需求,则就此停止。至此,客户无需承担任何风险。

4. 客户试用后,如果确信道仑可以满足其需求,则签订合作协议。然后客户继续提出改进意见,道仑改进,直到客户满意为止,最后安装实施。

道仑软件为什么敢这样做?因为道仑独特的软件专利技术,真正可以做到快速满足客户的需求。

百分之百需求的满足,百分之零的风险,这就是我们的客户可以享受到的,也是道仑对客户的郑重承诺!给我一个机会,还你一个惊喜!为什么不试一试呢?咨询电话:021-60712966